出展展品運輸工作是將展出所用的參展樣品用空運、海運或綜合方式從貨物所在地運到展出所在地，并運回或運到下一個展出地點，以及辦理有關手續的工作。展品運輸環節多、時間性強、費用開支大、因此必須做到“安全、準時、省錢”。展品運輸工作是展商參加展覽會的一項主要工作，它對展出的效果有直接的、重要的影響。
在整個參展過程中，展品運輸作為關鍵的一個環節，至關重要。如果在展品運輸這一環節稍有差錯，將會嚴重影響企業的參展計劃；有時，甚至會將耗資巨大的出展計劃化為泡影，在這里，將重點介紹展品運輸流程、常見問題及解決之道。
展品運輸的分類
一、航空運輸
航空展品運輸所承運的展品由托運方交給承運方開始，承運方即對所運展品負有責任，直至承運方將展品安全交貨為止，這一段時間稱為承運責任其間。因裝卸、運送、保管、交付過程不妥善，而發生展品損壞或丟失事故，承運方將按合同負相應責任。
外運航空運單是進行航空展品運輸必不可少的單據，是一種運輸合同，不可轉讓。不同于海運提單，它并不代表所托運展品的所有權。航空運單是由承運人或其授權的代理人出具的，航空展品運輸中的一個最重要的單據。
航空運單不僅僅是交貨憑證，它還是報關憑證及保險證書，需妥善保管。
出展展品的運輸一般在展覽會開幕前兩個月左右就開始運作，時間上比較寬余，而鑒于航空運輸高額的運輸費用，所以航空運輸在出展展品運輸中的份額相對較小。
二、海運
海洋運輸是出展展品運輸中最主要的運輸方式，展品總運量中的三分之二以上，我國絕大部分出展參展樣品，都是通過海洋運輸方式運輸的。海洋運輸的運量大，運費低，航道四通八達，是其優勢所在。但速度慢，航行風險大，航行日期不易準確，是其不足之處。
常見問題及解決之道
出國參展的展品運輸是手續最為繁多的一類，涉及很多部門，而且情況各不相同。下面列出出展展品在運輸中最常遇到幾個問題及解決方案，希望能讓出展企業得到些啟發。
問題一：參展企業相關人員對《運輸指南》一無所知，倉促上陣，在展品裝載前的包裝、報關及報檢等事頂上頻頻遇上難題，甚至無從下手。
《運輸指南》是展品運輸代理在每個展覽會開幕前制定的一份實用性文件。通過相關途徑分發到參展商手中，以便相關人員能及時了解展品運輸中的相關環節，及時應對緊急問題。為了保證展品運輸的安全性，避免展品在整個運輸、裝卸和展臺就位的全過程中出現損壞與丟失展品的現象，《運輸指南》對參展展品的包裝、運輸保險等提出了相應的規定和建議，對超重、超限展品的運輸、裝卸和展臺就位也做出了相應的提示。為了保證運輸代理在展覽品從抵達指定的港（站）開始到展臺就位的這段時間里有充足的時間完成展品的報關、報檢、提貨、運輸、查驗、熏蒸處理等必要的手續和操作過程，收到《運輸指南》后，展品運輸商可以組織相關人員認真看一看，讀懂了再工作，可以少走彎路。
問題二：有少許部分參展企業在報關時走入誤區，為了少繳關稅，特地將展品價格壓得很低。
出國參展需要辦理展品和運輸單證、海關手續、保險手續，但是，各國對單證具體要求可能不一樣，需要事先了解，并相應做好準備。為了方便通關，所有展品都必須標價、申報。出售展品需要標價，其他展品和用品，比如禮品、宣傳品、自用品、招待品、道具等，即使是無商業價值，也需標價。有些參展企業為了少繳關稅，在展品清單上做手腳，將貨物價格標得很低。這也許會節省一部分小錢，但最終結果是得不償失，也可能是自找若吃。首先，海關人員對報關中的問題肯定心中有數，有許多辦法對付未如實申報者，如果海關真的要追查下來，吃虧的是參展商。海關一旦認定參展商瞞報貨值，數倍罰款免不了，展品還要被扣；萬一受損，保險公司將按報關清單賠償。因些，參展商還是如實申報為好。
當然，現在大部分的運輸商都把展品的報關、報檢并入到整個運輸工作中，參展商只需如實填寫展品清單即可。
問題三：參展商認為運輸商實力強、專業、安全，就麻痹大意、心存僥幸，不買保險是出展展品運輸中常遇問題之一。
海運的確方便、安全，但也存在風險，提前購買運輸保險是非常有必要的。
運輸險是展品在運輸和展覽過程中的保險。在展品發運并取得提單后，按展品清單上的價格辦理保險手續。一般可辦理一切險種，并取得保險單。保險期是從展品在國內倉庫發運一直到運回國內倉庫為止。參展商可以將分保業務交由承保行辦理。建議展商根據自己展品的實際情況上附加險，它可以提供盜竊險和破損險的保護。在運輸途中發生破損丟失，應設法向事故責任方取得理賠單證，若無法取得理賠單證，則要求責任方出示證明書。受損方填寫受損報告書，連同索賠清單交承保公司辦理索賠手續。索賠期一般為一年。這其中重要的一點是：一旦出險，現場取證最重要。
問題四：包裝箱的標簽標注不詳，或是有遺漏，致使運輸公司工作人員無法準確地將展品送至展臺，運輸延誤。
在國內，參展樣品的包裝通常由參展企業工作人員解決。包裝一定要做到細致入微，要在貨物的包裝箱上將標簽填好，企業名稱、展覽會的名稱、展臺號、日期、貨物名稱等細節都要寫清楚。這些雖然是細節，但很容易產生麻煩。有的企業只寫展覽館的名稱，不寫展會名稱，就會耽誤運輸。比如法蘭克福展覽中心很大，經常同時舉辦兩個或者三個展覽會。如果展會名稱標不清楚，運輸商就不知道該將展品送到哪個館。
企業名稱和日期也應明確。企業在公司所在地發貨經常會遇到這樣的情況，企業找的運輸商常常為了壓低成本，將貨物轉包出去。展品經常會被幾次轉包，最后由一家有運輸實力的公司把貨物集中起來統一發貨。由于幾經轉手，最后接貨的公司并不清楚該貨的貨主是誰。如果貨物標簽上公司名稱不清楚，展覽會的運輸代理去提貨的時候，就不知道哪一件是要參加展覽會的展品。在展覽旺季，展覽會的運輸商每天收到的貨物很多，常常分屬不同的展覽會。因此，展品運輸時標簽的內容就顯得格外重要，一旦沒有寫清楚，就容易造成貨物丟失或進錯場館的情況。
一些大件設備，比如紡織機械等，基本都是大廠商生產的，他們參展時通常會自己派車將貨物運到展覽會。如果不是自己運輸，展品包裝外的標識更要全面。這些方面，歐美國家比較規范。比如在較大設備的箱外，他們會在箱子四角用火燙出鏈子狀的標志，表明這里是可以用來吊的位置。另外，機器的重量、重心、方向等都有清楚的標志。這樣，展品進場時工人搬運操作起來就不會把貨物碰壞。如果展品是易碎品，在包裝時里，面要加好防震的材料，箱子外面要特別注明易碎標志。如果展品不能倒放，也應該標明清楚。因為在航空運輸展品進不了艙門時，運輸人員如果看到不能倒放的標志，就不會倒放，而會建議該展品改用飛機運輸或者采取其他的運輸方式。
問題五：展品進展館后，應由展覽會的運輸代理將展品運至展臺，并逐一卸下，有些參展商為搶時間布展，廉價雇用游擊隊式的搬運工，或是自己工作人員一起動手，殊不知這樣越俎代庖，一旦出現展品損壞，責任難以認定。
目前，很多展覽館管理不善，展覽館內常常有一些游擊隊式的搬運工。他們看見展商進來就蜂擁而上，以極低的價格承攬搬運業務。他們的價格雖然很低，但是服務的安全性沒有保證。游擊隊式的搬運工在搬運過程中發生貨物損壞時，通常的辦法就是逃跑。有的甚至本身就不是真正的搬運工，因此在搬運過程中，常常會有盜竊展品的事件發生。游擊隊式的搬運工雖然價格便宜，但是發生展品損傷的問題是沒有辦法解決的。
參展企業的工作人員也不宜加入展品卸載工作，一旦出現展品損傷，責任難以分清。一般情況，組展商與指定的展品運輸商都會有合同在先，如果在搬運中出現展品或人員的損傷，可以找展品運輸商要求一個合理的解決方式。
問題六：參展企業對展品運輸不重視，沒有安排專人專項負責，對展品到達時間、到達地點，甚至整個運輸方案一點都不了解，一旦出現不可預測的情況，將影響參展樣品展出。
現在很多參展企業都是全權委托組展商或運輸公司辦理展品運輸，而企業自身卻不安排任何人跟蹤此事，這是不對的。一旦出現展品延誤、缺失等情況，責任在運輸方，可損失最大的自然是參展商。
參展商希望在展覽會期間向觀眾展示自己的展品和技術，但往往因為發貨不及時貽誤了時機。展會上，有時候個別展位上空空如野，業內俗稱“開天窗”。出現這種問題是由于參展商從國內港（站）發貨較晚，導致展品在規定的抵達港（站）時間之后到達。這會給參展商指定的展品運輸代理帶來提貨、運輸、報關和報檢等方面的時間壓力，進而導致參展商不能及時參展或無法將展示產品擺上展臺。這就要求參展商事先做好運輸籌劃方案。整個方案涉及運輸方式、運輸路線、運輸日程和運輸費用等因素。在確定展品運輸日程時，不僅要考慮運輸所需的時間，還要考慮展品、道具、資料等展覽用品準備所需時間，以及辦理有關單證和手續所需的時間。
展會后，鑒于高額的回運運輸費和復雜的海關手續，雖然展會主辦方是不允許在展會現場買賣樣品，但仍會有部分參展企業會將參展樣品賣掉，或是贈送給意向客戶。如展品需要回運的企業要特別注意，在展品出運前，務必要填寫完整的展品清冊單（中英文兩種格式）。展品清單是向國內外海關報關、清關的重要單證，也是出售展品時的價格依據，否則展品回運將會遭遇麻煩。